Datenschutzerklärung

I. Verantwortlicher

II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und Anwendung sowie zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die eingesetzten Dienstleister verarbeiten die Daten überwiegend innerhalb der Europäischen Union; soweit einzelne Anbieter ihren Unternehmenssitz außerhalb der EU/des EWR haben oder eine über die EU hinausgehende Verarbeitung im Rahmen ihres Vertragswerks nicht ausgeschlossen ist, ist die Verarbeitung über die Mechanismen der Art. 45/46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, abgesichert (Einzelheiten unter Ziffer XI).

III. Aufruf der Website und Server-Logdaten

Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Dienstleister automatisch technische Informationen erfasst (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb).

Hosting: Die Website wird bei Vercel Inc. betrieben, Auslieferung über das Rechenzentrum in Frankfurt (Region fra1). Mit dem Anbieter besteht ein gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag.

IV. Nutzerkonten und Anmeldung

Für die Nutzung der Anwendung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Authentifizierung und Kontoverwaltung erfolgen über Supabase mit Datenhaltung in Frankfurt (EU). Der Versand von E-Mails im Rahmen der Geschäftsbeziehung — automatisiert wie auch im persönlichen Austausch mit Kunden, Partnern und sonstigen externen Stellen — erfolgt über E-Mail-Postfächer bei IONOS (Deutschland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei der Registrierung erheben wir: Name des Unternehmens, Name des Inhabers/der Inhaberin, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert). Diese Angaben dienen der Vertragsanbahnung und -durchführung.

Bei einer Bestellung stellen wir Ihnen eine Rechnung aus. Die Zahlung erfolgt per Überweisung. Zur Zuordnung des Zahlungseingangs verarbeiten wir die Angaben aus der Überweisung (Name des Kontoinhabers, IBAN, Betrag, Verwendungszweck). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.

V. Verarbeitung von Inhalten in der Anwendung

Innerhalb der Anwendung geben Sie bzw. Ihre Beschäftigten Angaben ein, aus denen die Verfahrensdokumentation erstellt wird. Soweit hierbei personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten verarbeitet werden, handeln wir als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag, die Einzelheiten regelt der separate Auftragsverarbeitungsvertrag. Zur Aufbereitung von Texten setzen wir eine KI-gestützte Textverarbeitung über Amazon Bedrock mit EU-Geo-Inferenzprofil sowie verschlüsselte Datensicherung in Amazon S3 in Frankfurt (eu-central-1) ein. Nach Angaben von AWS werden Eingaben nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und im Regelbetrieb nicht über die Verarbeitung hinaus gespeichert. Soweit es im Rahmen der Leistungserbringung zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland kommt, erfolgt diese auf Grundlage der im AWS Data Processing Addendum vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln oder eines anderen zulässigen Transfermechanismus nach Art. 45 oder 46 DSGVO.

Ihre Angaben werden zusätzlich von einem fachkundigen Mitarbeiter/einer fachkundigen Mitarbeiterin unseres Unternehmens (Experte) eingesehen, bearbeitet und im Rahmen der Qualitätssicherung freigegeben, bevor Ihnen das finale Dokument zur Verfügung gestellt wird.

VI. Übertragung an Drittsysteme

Auf Ihre Auswahl und Freigabe hin kann die erstellte Verfahrensdokumentation automatisiert an ein von Ihnen ausgewähltes, angebundenes Drittsystem (z. B. ein Dokumentenmanagementsystem) übertragen werden. Hierzu wird die von Ihnen angegebene Empfangsadresse des Drittsystems verarbeitet. Die Übertragung erfolgt auf Ihre Veranlassung; für Verfügbarkeit und weitere Verarbeitung innerhalb des Drittsystems ist dessen Anbieter verantwortlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie in Ihrem Konto ein elektronisches Ablagesystem hinterlegen, übermittelt DokuProof die von Ihnen erzeugte Verfahrensdokumentation an die von Ihnen angegebene Adresse dieses Systems. Die erste Übermittlung erfolgt, sobald DokuProof die Dokumentation geprüft und freigegeben hat. Spätere Fassungen übermitteln wir, wenn Sie dies veranlassen; diese Fassungen sind zu diesem Zeitpunkt nicht erneut durch DokuProof geprüft. Das Ablagesystem wählen und betreiben Sie selbst; für die dortige Verarbeitung ist dessen Betreiber verantwortlich.

VII. Fehler-Monitoring

Zur technischen Fehleranalyse setzen wir Bugsink ein, eine Instanz der Bugsink B.V. (Utrecht, Niederlande), mit Hetzner und Scaleway (beide EU) als Unterauftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

VIII. Datensicherung

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit erstellen wir automatisierte, verschlüsselte Datenbank-Sicherungen. Die Ausführung dieses Sicherungsprozesses erfolgt auf eigener Infrastruktur bei Hetzner Online GmbH (Deutschland, EU); die Steuerung (Orchestrierung) des Sicherungsprozesses erfolgt über GitHub Actions (GitHub, Inc., USA), ohne dass GitHub dabei Zugriff auf die personenbezogenen Inhalte der Sicherung erhält. Sicherungsdaten werden entsprechend der festgelegten Aufbewahrungsfristen turnusmäßig überschrieben und dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Datensicherheit und Wiederherstellbarkeit).

IX. Cookies

Zur Verbesserung unseres Angebots erheben wir interne Nutzungsstatistiken zu aufgerufenen Seiten, Klicks und Verweildauer, ausschließlich zu eigenen internen Auswertungszwecken. Eine Weitergabe an Dritte, eine Reichweitenanalyse durch externe Anbieter oder ein Tracking zu Marketingzwecken findet nicht statt. Es werden technisch notwendige Cookies verwendet, soweit sie für den Betrieb der Website und den Login erforderlich sind.

X. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular auf unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Nachrichten aus dem Kontaktformular werden per E-Mail über unseren E-Mail-Dienstleister IONOS (Deutschland) an uns übermittelt. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen. Dazu werden Ihre IP-Adresse und Ihre E-Mail-Adresse für höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher des Servers vorgehalten und nicht dauerhaft gespeichert. Über den Versand führen wir ein Versandprotokoll (Zeitpunkt, Betreff mit Ihrem Namen, Versandergebnis; ohne Nachrichtentext). Ihre Anfrage bewahren wir auf, solange sie zur Bearbeitung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage der Vertragsanbahnung oder -durchführung dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und am Schutz vor Missbrauch).

XI. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung unserer Website und Anwendung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter bzw. sonstigen Verarbeiter ein:

• Vercel Inc.: Hosting der Website. Firmensitz: USA — Verarbeitung der Daten: Frankfurt, Deutschland (EU) — Absicherung für den Fall eines Zugriffs vom Firmensitz aus: EU-Standardvertragsklauseln.
• Supabase: Datenbank und Anmeldung. Firmensitz: Singapur — Verarbeitung der Daten: Frankfurt, Deutschland (EU) — Absicherung für den Fall eines Zugriffs vom Firmensitz aus: EU-Standardvertragsklauseln.
• Amazon Web Services (AWS): KI-gestützte Textverarbeitung über Amazon Bedrock mit EU-Geo-Inferenzprofil sowie verschlüsselte Datensicherung in Amazon S3 in Frankfurt (eu-central-1). Soweit es im Rahmen der Leistungserbringung zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland kommt, erfolgt diese auf Grundlage der im AWS Data Processing Addendum vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln oder eines anderen zulässigen Transfermechanismus nach Art. 45 oder 46 DSGVO.
• IONOS: E-Mail-Kommunikation im Rahmen der Geschäftsbeziehung, sowohl automatisiert (z. B. Einladungs-, Bestätigungs- und Rechnungsmails) als auch durch persönliche Korrespondenz mit Kunden, Partnern und sonstigen externen Stellen. Kein Drittlandfall: IONOS ist ein deutsches Unternehmen. Firmensitz: Deutschland — Verarbeitung der Daten: Deutschland (EU).
• Bugsink B.V.: Fehler-Monitoring (Utrecht, NL; Unterauftragsverarbeiter Hetzner und Scaleway, EU) — keine Drittlandübermittlung.
• Hetzner Online GmbH: Ausführung automatisierter Datenbank-Sicherungen (Deutschland, EU) — keine Drittlandübermittlung.
• GitHub, Inc.: technische Steuerung (Orchestrierung) des Sicherungsprozesses (USA) — GitHub erhält dabei keinen Zugriff auf personenbezogene Inhalte.
• Vom Kunden ausgewähltes Drittsystem (z. B. Dokumentenmanagementsystem): Empfänger der übertragenen Verfahrensdokumentation auf Veranlassung des Kunden (siehe Ziffer VI); für diese Verarbeitung ist der jeweilige Drittanbieter verantwortlich.

Soweit Anbieter ihren Unternehmenssitz außerhalb der EU/des EWR haben oder eine über die EU hinausgehende Verarbeitung im Rahmen ihres Vertragswerks nicht ausgeschlossen ist (Vercel, Supabase, AWS, GitHub), ist die jeweilige Verarbeitung über die Mechanismen nach Art. 45/46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, oder durch technische Beschränkung auf reine Steuerungsdaten abgesichert.

XII. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Mandats-/Kundenverhältnisses verarbeitet werden, gilt: Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden diese Daten spätestens zum Ende des dritten darauffolgenden Kalenderjahres gelöscht (Sicherung möglicher Ansprüche, §§ 195, 199 BGB); ein gesondert geführter, minimierter Nachweis über die ordnungsgemäße Vertragsbeendigung wird bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach seiner Erstellung aufbewahrt. Für Rechnungsdaten sowie damit verbundene Zahlungsdaten gilt abweichend von der vorstehenden Frist eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren, um sämtliche in Betracht kommenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) in jedem Fall zu erfüllen.

Protokolle über den Versand von E-Mails sowie über Übertragungen an angebundene Drittsysteme (Zeitpunkt, Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Ergebnis; ohne Nachrichteninhalt) werden nach zwölf Monaten gelöscht.

XIII. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Zur Ausübung genügt eine Nachricht an kontakt@dokuproof.de.

Ferner haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
poststelle@lda.brandenburg.de

XIV. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Datenverarbeitung oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.