ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für sämtliche Verträge über die Nutzung der Softwarelösung DokuProof (dokuproof.de) sowie die damit verbundenen Leistungen zwischen Paul Plötner, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung DokuProof, Hermann-Mattern-Promenade 3, 14469 Potsdam (nachfolgend„Anbieter") und dem Kunden.

(2) Der Anbieter erbringt seine Leistungen ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website oder in der Anwendung stellt kein bindendes Angebot dar. Der Kunde gibt sein Angebot durch Auslösen der Bestellung bzw. Buchung ab.

(2) Der Vertrag kommt mit der Bestätigung durch den Anbieter oder mit der Freischaltung der Software zustande.

(3) Im Rahmen des Vertragsschlusses schließt der Kunde zudem den Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab, der die datenschutzrechtliche Verarbeitung regelt (§ 11).

§ 3 Leistungsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Softwarelösung DokuProof zur Verfügung, mit der eine Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen einschließlich der Vernichtung von Papierbelegen erstellt wird.

(2) Die Leistung des Anbieters umfasst zwei Bestandteile:

a) die Bereitstellung der Software zur Nutzung über das Internet für die Dauer des Vertragsverhältnisses; und

b) die Prüfung und Freigabe der vom Kunden erstellten Verfahrensdokumentation durch einen fachkundigen Experten des Anbieters.

(3) Die freigegebene Verfahrensdokumentation wird vom Anbieter mit einem Wasserzeichen mit Zeitstempel versehen. Dieses kennzeichnet den vom Anbieter geprüften und freigegebenen Stand. Maßgeblich für Umfang und Inhalt der Freigabe ist ausschließlich der so gekennzeichnete Stand.

(4) Hat der Kunde den optionalen jährlichen Re-Check beauftragt, informiert der Anbieter den Kunden vor dem jeweiligen Jahrestag der Erstbestellung. Der Kunde kann seine Angaben bis dahin aktualisieren. Ein Experte des Anbieters prüft die Verfahrensdokumentation auf Grundlage des dann aktuellen Stands; es entsteht eine neue geprüfte Fassung mit neuem Wasserzeichen und Zeitstempel. Aktualisiert der Kunde seine Angaben nicht, prüft der Anbieter auf Grundlage des vorliegenden Stands und gibt die Dokumentation frei; offene Punkte werden als Hinweise in der Dokumentation vermerkt.

(5) Nach Bestätigung der Bestellung werden die Eingabebereiche der Software freigeschaltet. Die Erstellung der Verfahrensdokumentation wird nach Zahlungseingang freigeschaltet. Die fachliche Prüfung der Verfahrensdokumentation erfolgt zeitnah durch einen Experten des Anbieters.

§ 4 Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde stellt die für die Erstellung der Verfahrensdokumentation erforderlichen Angaben vollständig und zutreffend bereit, insbesondere im Rahmen des Fragebogens zu Prozessen, eingesetzter Hard- und Software sowie internen Maßnahmen.

(2) Der Kunde ist für die Richtigkeit und Aktualität der von ihm eingegebenen Angaben verantwortlich. Der Anbieter prüft die inhaltliche Plausibilität, schuldet jedoch keine eigene Ermittlung der tatsächlichen betrieblichen Verhältnisse.

(3) Der Kunde wird davon absehen, in Freitextfelder personenbezogene Daten Dritter (etwa Klarnamen von Kunden oder Patienten) einzugeben, soweit dies für die Dokumentation nicht erforderlich ist.

§ 5 Preise und Zahlung

(1) Die Nutzung von DokuProof erfolgt gegen eine einmalige Vergütung von 999,00 EUR. Optional kann der Kunde bei der Bestellung einen jährlichen Re-Check zu 100,00 EUR netto pro Jahr hinzubuchen; dieser umfasst die jährliche Prüfung gemäß § 3 Abs. 4.

(2) Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Die Zahlung erfolgt nach Rechnungsstellung per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto. Der Anbieter kann im Bestellprozess weitere Zahlungsarten anbieten. Die Freischaltung richtet sich nach § 3 Abs. 5.

(4) Die Vergütung für den jährlichen Re-Check ist jeweils zum Jahrestag der Erstbestellung für das folgende Jahr im Voraus fällig, erstmals zum ersten Jahrestag. Gerät der Kunde mit dieser Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den jährlichen Re-Check bis zum Zahlungseingang auszusetzen; die Bereitstellung der bereits freigegebenen Dokumentation bleibt hiervon unberührt.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag über die einmalige Bereitstellung und Prüfung kommt mit vollständiger Leistungserbringung zum Abschluss; einer Kündigung bedarf es insoweit nicht.

(2) Der optionale jährliche Re-Check beginnt mit dem Datum der Erstbestellung und läuft jeweils ein Jahr. Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, sofern der Kunde nicht kündigt. Die Kündigung ist im Kundenkonto oder in Textform möglich und wirkt zum nächsten Jahrestag der Erstbestellung, wenn zwischen Zugang der Kündigung und diesem Jahrestag mindestens ein Monat liegt; andernfalls wirkt sie zum darauffolgenden Jahrestag.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Die außerordentliche Kündigung bedarf der Textform.

§ 7 Nutzungsrechte und Eigentum an der Dokumentation

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Software ein, beschränkt auf den vertragsgemäßen Gebrauch.

(2) Die erstellte Verfahrensdokumentation steht dem Kunden zu. Der Anbieter stellt sie dem Kunden in dem von diesem benötigten Format zur Verfügung. Der Kunde darf sie uneingeschränkt für seine betrieblichen Zwecke verwenden.

(3) Rechte an der Software selbst, an ihren Bestandteilen und an der zugrunde liegenden Methodik verbleiben beim Anbieter.

(4) Der Anbieter ist nicht berechtigt, den Kunden ohne dessen Zustimmung als Referenz zu benennen.

§ 8 Verfügbarkeit und Support

(1) Der Anbieter stellt die Software nach Freischaltung zur sofortigen Nutzung bereit und ist um eine hohe Verfügbarkeit bemüht. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nicht zugesichert. Wartungsarbeiten und Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Dies gilt insbesondere für vorübergehende Einschränkungen aufgrund von Wartungsarbeiten, Störungen von Internet- und Telekommunikationsnetzen sowie Ausfällen oder Störungen eingesetzter Drittanbieter und externer Infrastruktur- oder Softwaredienste.

(2) Der Anbieter leistet Unterstützung von der Erstellung der Verfahrensdokumentation bis hin zur technischen Hilfestellung bei der Nutzung der Software.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die inhaltliche Haftung des Anbieters für die Verfahrensdokumentation bezieht sich ausschließlich auf den Prozess in der Fassung, die der Anbieter geprüft und durch das Wasserzeichen mit Zeitstempel freigegeben hat (§ 3 Abs. 3). Nimmt der Kunde nach der Freigabe Änderungen an der Dokumentation oder an dem zugrunde liegenden Prozess vor, ohne eine erneute Prüfung und Freigabe durch den Anbieter einzuholen, ist eine Haftung des Anbieters insoweit ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter haftet nicht für die Richtigkeit und Vollständigkeit der vom Kunden bereitgestellten Angaben und nicht für Folgen, die sich aus unzutreffenden oder unvollständigen Angaben des Kunden ergeben.

(5) Der Anbieter haftet, soweit gesetzlich zulässig, nicht für Störungen, Ausfälle, Fehlfunktionen, Datenverluste oder sonstige Beeinträchtigungen, die ausschließlich durch vom Anbieter eingesetzte externe Infrastruktur-, Software- oder sonstige Drittanbieter verursacht werden und außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen. Die Haftung des Anbieters für eigenes Verschulden, insbesondere bei Auswahl, Konfiguration oder Integration solcher Dienste, sowie zwingende gesetzliche Haftung bleiben unberührt.

(6) Bei einer vom Kunden veranlassten Übertragung an ein angebundenes Drittsystem schuldet der Anbieter die ordnungsgemäße Übermittlung im eigenen Verantwortungsbereich. Für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Speicherung oder weitere Verarbeitung nach erfolgreicher Übergabe an das Drittsystem ist dessen Anbieter verantwortlich.

(7) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen. Eine weitergehende Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften bleibt unberührt.

§ 10 Keine Steuer- oder Rechtsberatung

(1) Die Leistungen des Anbieters dienen der Erstellung und Prüfung einer Verfahrensdokumentation. Sie stellen keine Steuer-, Rechts- oder Unternehmensberatung dar und ersetzen eine solche nicht.

(2) Die Beurteilung steuerlicher oder rechtlicher Fragen, insbesondere im Zusammenhang mit den Anforderungen der Finanzverwaltung, obliegt dem Kunden bzw. seinen fachlichen Beratern. Der Anbieter empfiehlt, die Verfahrensdokumentation bei Bedarf mit dem Steuerberater des Kunden abzustimmen.

§ 11 Datenschutz

(1) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage des zwischen den Parteien geschlossenen Vertrags über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

(2) Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthält zudem die Datenschutzerklärung des Anbieters.

§ 12 Änderungen der Leistungen und der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und einzelne Funktionen anzupassen, solange der vertraglich geschuldete Leistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.

(2) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, sofern dies aus triftigem Grund erforderlich ist. Bei laufenden Dauerleistungen (jährlicher Re-Check) werden dem Kunden Änderungen in Textform mitgeteilt; widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Der Anbieter weist auf die Bedeutung des Schweigens gesondert hin.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist – der Sitz des Anbieters.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieses Formerfordernisses.

(4) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.