Sie haben eine digitale Belegablage? Wir kümmern uns um Ihre verpflichtende Verfahrensdokumentation.
Digitale Belege
Scannen statt Aktenordner, mit sauberem Prozess.
Sichere Dokumentation
Ihre Abläufe in rund einer Stunde erfasst.
Fachliche Prüfung
Experten prüfen nach 28 Kriterien und geben frei.
Scannen statt Aktenordner, mit sauberem Prozess.
Ihre Abläufe in rund einer Stunde erfasst.
Experten prüfen nach 28 Kriterien und geben frei.
Ihre DokuProof Lösung
In drei Schritten zur geprüften Verfahrensdokumentation.
DSGVO-konform
Gespeichert und verarbeitet nach EU-Datenschutzrecht
Serverstandort Frankfurt
Datenbank und Backups auf Servern in Frankfurt am Main
Orientiert an der GoBD
Aufgebaut auf den steuerlichen Anforderungen an digitale Belege
Ihr Vorteil mit DokuProof
Die Sicherheit einer Prüfung. Der Aufwand einer Stunde.
Preis
Ihre Zeit (ca.)
Prüfung
Aktualisierung
Jährliche Prüfung
| Merkmal | Selbst erstellenMit Vorlagen und eigener Recherche | DokuProofOnline, Schritt für Schritt | Andere BeraterMit Terminen, einzeln beauftragt |
|---|---|---|---|
| Preis und Aufwand | 0–100 € für Vorlagen + ca. 10–15 Std. Ihrer Zeit | 999 € Ersterstellung + ca. 1 Std. Ihrer Zeit | Oft über 1.000 € + ca. 3–5 Std. Ihrer Zeit |
| Fachliche Prüfung | Keine | Standardisiert durch Experten | Je nach Bearbeiter |
| Aktualisierung | Liegt bei Ihnen | Kostenfrei im Portal | Neuer Auftrag |
| Jährliche Prüfung | Keine | Optional, 100 €/Jahr | Neuer Auftrag, meist wieder volle Kosten |
Alle Preise zzgl. USt.
Kontakt
Haben Sie vor dem Start Fragen? Wenden Sie sich an uns.
Fragen
FAQ
Sie beschreibt Schritt für Schritt, wie ein Beleg in Ihren Betrieb kommt, ob per Post oder digital, wie er erfasst und gescannt wird und wie er schließlich in Ihrer Buchhaltung landet. Sie hält fest, wer was macht, wie es gemacht wird und mit welcher Hard- und Software. DokuProof erstellt diese Dokumentation für Ihren Scanprozess, also für den Weg vom Papierbeleg zum digitalen Beleg.
Ja. Die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen digitalen Buchführung, kurz GoBD, gelten unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, auch bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Danach muss nachvollziehbar sein, wie Ihre Belege und Daten verarbeitet werden. Betriebsprüfer können die Verfahrensdokumentation jederzeit anfordern.
Ist Ihre Buchführung ohne sie nicht nachvollziehbar, kann das als formeller Mangel gewertet werden. Im ungünstigsten Fall schätzt das Finanzamt Teile Ihrer Besteuerungsgrundlagen, und es kommt zu Nachzahlungen samt Zinsen. Haben Sie Ihre Papierbelege nach dem Scannen bereits vernichtet, können Sie das Original dann nicht mehr vorlegen.
- Sicherheit in der Betriebsprüfung: Sie können zeigen, dass Ihre digitale Belegablage ordnungsgemäß ist.
- Weniger Papier: Gescannte Belege ersetzen in der Regel das Original. Ordner und Archivflächen werden frei.
- Klarere Abläufe: Beim Dokumentieren wird sichtbar, wo Ihr Belegprozess einfacher und schneller werden kann.
- Ein Blick von außen: Unsere Experten prüfen Ihren Prozess und weisen Sie mit konkreten Empfehlungen auf Risiken hin.
In der Regel ja, wenn die Belege ordnungsgemäß digitalisiert wurden und keine gesetzlichen oder tatsächlichen Gründe für die Aufbewahrung des Originals sprechen. Voraussetzung ist eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Genau die erstellen Sie mit DokuProof, fachlich geprüft.
Nicht abschließende Liste: Dokumente mit Original-Aufbewahrungspflicht (nicht vernichten nach ersetzendem Scannen)
Gesetzlich explizit im Original vorgeschrieben
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse mit Originalunterschrift (§ 257 Abs. 3 HGB)
- Konzernabschlüsse, sofern unterschriftspflichtig
- Bestimmte Zollpapiere (Art. 15 Abs. 1, Art. 163 Zollkodex der Union)
Besondere Beweiskraft / öffentlicher Glaube
- Notarielle Urkunden und Beurkundungen
- Beglaubigte Abschriften
- Testamente, Erbverträge, Testate unter Siegelverwendung
- Wertpapiere (Aktienurkunden, Schuldverschreibungen)
- Grundbuchauszüge, Grundschuldbriefe, Hypothekenbriefe
- Notarielle Vollmachten, Gesellschaftsverträge in notarieller Form
Dokumente mit beweiserheblichen physischen Merkmalen
- Urkunden mit Prägesiegel, Wasserzeichen oder besonderer Originalunterschrift
- Personalausweise, Reisepässe (z. B. Kopien für KYC-Zwecke)
Sonstige, in Praxisleitfäden genannt
- Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten
- Bürgschaftserklärungen (§ 766 BGB)
- Wechsel und Schecks
…
Ihre Verfahrensdokumentation orientiert sich an den GoBD und wird von unseren Experten geprüft. Eine Garantie für den Ausgang einer Betriebsprüfung kann niemand geben. Unser Anspruch ist eine Dokumentation, die einer Prüfung standhält.
Ihr Experte markiert offene Punkte direkt in Ihrem Dokument und erklärt, was fehlt. Sie ergänzen die Angaben im Portal, danach wird Ihre Dokumentation freigegeben.
Keine Vorkenntnisse. Sie beantworten Fragen zu Ihrem Scanprozess, etwa welchen Scanner und welche Software Sie nutzen und wer im Betrieb zuständig ist. Alles Weitere erledigen Sie online im Portal.